Senior Assistant - Office Support

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Empresa:

Interamerican Development Bank


Senior Assistant - Office Support

Detalles de la oferta

Asistente Senior para la Oficina de BID en Venezuela

Contexto:El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) es la fuente más importante de financiamiento para el desarrollo regional en América Latina y el Caribe. El BID tiene una Oficina en cada uno de los 26 países prestatarios, cuyas principales responsabilidades son: a) Desarrollar una estrecha relación de diálogo con las instituciones del sector público y privado para identificar las necesidades de desarrollo del país de acuerdo a la demanda y su contexto; b) Desarrollar, implementar y monitorear las estrategias regionales del Banco en el país; c) Formular y coordinar el diseño y ejecución de proyectos; y d) Supervisar los plazos de ejecución de los programas operacionales del país y la región y medir el rendimiento de los sectores y los servicios de apoyo.

Objetivo:Asistir y apoyar a la Representante del BID en Venezuela en todas las actividades de su agenda, potenciando las buenas relaciones y excelente comunicación con las contrapartes del gobierno a su mismo nivel, manteniendo los contactos claves que servirán de apoyo a la gestión de la Representación en esta nueva etapa, así como también maneja eficazmente la priorización de reuniones, viajes y eventos aprovechando su conocimiento específico del entorno institucional del país.

Responsabilidades
Revisar, registrar, distribuir y dar seguimiento a la correspondencia.
Preparar y procesar correspondencia interna / externa.
Proporcionar información de rutina y redactar correspondencia para la firma del supervisor.
Hacer seguimiento de las noticias relacionadas con el Banco en Venezuela, en especial la presencia del Representante en los medios de comunicación.
Realizar envíos de comunicaciones oficiales mediante el buzón electrónico de BID Venezuela, dar respuesta y canalizar mensajes recibidos en el referido buzón.
Establecer con la agencia de medios, las entrevistas, reportajes y conferencias de prensa del Representante, y revisar textos de notas y comunicados de prensa.
Organizar con el área administrativa el adecuado suministro de los servicios de apoyo para el Representante y sus reuniones, lo que incluye los servicios audiovisuales y teleconferencias.
Atender visitas y llamadas telefónicas para el Representante. En su ausencia, proporcionar información solicitada o dirigirla a la persona apropiada.
Establecer y mantener contacto con el personal de la oficina del presidente, gerentes y equipo gerencial en la Sede, autoridades del país, prestatarios y otras entidades públicas y privadas.
Preparar y dar seguimiento a la agenda del Representante y su participación en conferencias, seminarios y eventos sociales y culturales.
Organizar la logística de viajes oficiales del supervisor y preparar toda la documentación necesaria, así como organizar las reuniones internas y actividades diarias con otras áreas de la oficina y con entidades externas, cuando sea necesario.
Organizar y mantener los archivos del supervisor. Conservar la confidencialidad en el manejo de la información de la oficina.
Mantener actualizada una lista de las autoridades de gobierno y distribuirla al personal de la oficina y a los departamentos relevantes en la Sede.
Mantener actualizados reportes de monitoreo de operaciones y actividades administrativas de la oficina.
Preparar las agendas de la Alta Gerencia del Banco (presidente, vicepresidente, directores y Gerentes).
Proporcionar apoyo logístico y administrativo a miembros de misiones de la Sede, incluido el presidente, directores Ejecutivos y equipo gerencial.
Coordinar reuniones con miembros del gobierno, agencias ejecutoras y otros organismos, organizar agendas y realizar arreglos de viaje.
Apoyar y asistir al Sector Administrativo de la Oficina en ausencia de su asistente.

Habilidades que necesitarás:

Educación:Grado universitario o diploma técnico mínimo dos años en ciencias administrativas.

Experiencia: Mínimo dos años de experiencia relevante (preferiblemente 6 años) en posiciones de asistencia ejecutiva, de preferencia en organismos multilaterales.
Idiomas:Dominio del idioma castellano e inglés, tanto oral como escrito. Se valorará conocimientos de los otros idiomas oficiales del Banco – portugués y francés
Sistemas:Dominio de Microsoft Office. Se dará preferencia a candidatos con conocimientos de las plataformas tecnológicas del BID.

Enlace a Competencias Técnicas (?Ctrl + Click)
Enlace a Competencias Generales (?Ctrl + Click)

Resumen de la oportunidad:

Tipo de contrato:Staff Local
Fecha de inicio:A partir del 1 de noviembre de 2018
Ubicación:Caracas, Venezuela
Requisitos:Debes ser ciudadano/a de Venezuela o tener permiso de trabajo y no tener familiares que trabajen actualmente en el Grupo BID.

Nuestra cultura:Trabajando con nosotros, estarás rodeado/a por un grupo diverso de expertos en todo tipo de campos de desarrollo, incluyendo transporte, salud, género y diversidad, comunicaciones y más.

Sobre nosotros: En el Banco Interamericano de Desarrollo, estamos dedicados a mejorar vidas. Desde 1959, hemos sido una fuente importante de financiamiento a largo plazo para el desarrollo económico, social e institucional en América Latina y el Caribe. Sin embargo, hacemos más que prestar. Nos asociamos con nuestros 48 países miembros para proporcionar a América Latina y el Caribe investigaciones de vanguardia sobre temas de desarrollo relevantes, asesoramiento de políticas para informar sus decisiones y asistencia técnica para mejorar la planificación y ejecución de proyectos. Para ello, necesitamos personas que no sólo tengan las habilidades adecuadas, sino que también sean apasionadas por mejorar vidas.

El BID ofrece un paquete competitivo de remuneración y beneficios.

El BID está comprometido con la diversidad e inclusión y a proporcionar igualdad de oportunidades en el empleo. Acogemos la diversidad con base en género, edad, educación, origen nacional, raza, discapacidad, orientación sexual, y religión. Alentamos la postulación de mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.

El contenido de este aviso es de propiedad del anunciante. Los requisitos de la posición son definidos y administrados por el anunciante sin que Bumeran sea responsable por ello.


Fuente: Bumeran


Área:

  • Administración de Empresas / Auxiliar Administrativo

Requisitos

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