Asistente De Compras Y Servicios Generales

Asistente De Compras Y Servicios Generales
Empresa:

(Confidencial)


Asistente De Compras Y Servicios Generales

Detalles de la oferta

La Oficina Sanitaria Panamericana (OPS) solicita Asistente de Compras y Servicios Generales posición P10027, nivel GSN/4 para su oficina con sede en Caracas, Venezuela.QUIÉNES SOMOS: La OPS es la organización internacional especializada en salud pública de las Américas. Trabaja cada día con los países de la región para mejorar y proteger la salud de su población. Brinda cooperación técnica en salud a sus países miembros, combate las enfermedades transmisibles y ataca los padecimientos crónicos y sus causas, fortalece los sistemas de salud y da respuesta ante situaciones de emergencia y desastres.
El titular será responsable, pero no necesariamente limitado a las siguientes responsabilidades:a) Procesar, revisar y analizar solicitudes de compra locales e internacionales; preparar órdenes de compra, contratos, enmiendas, facturas proforma, crear recibos; preparar solicitudes de cotización o invitaciones para ofertas; participar en el Comité de Selección de Adquisiciones, cuando sea necesario; calcular y procesar exenciones de impuestos, licencias de exportación, despachos de aduana, etc.b) Monitorear la entrada y entrega de compras, suministros y equipos; verificar el estado de los bienes y revisar las facturas emitidas por los proveedores que confirman el cumplimiento de los servicios contratados y crear el recibo pertinente, monitorear periódicamente la documentación y los pagos por el cierre y liquidación de los fondos obligados;c) Asistir en el análisis de ofertas de precios razonables, adecuación del material ofrecido y aceptabilidad de los términos y condiciones de la solicitud, incluida la fecha de entrega y los requisitos de envío;d) Mantener contactos y reuniones periódicas con proveedores de servicios; asegurando la calidad, el precio y el crédito con el fin de mantener información actualizada sobre las condiciones de los servicios y proporcionar información sobre el servicio recibido. Mantener un registro y actas de las reuniones de cada reunión con los proveedores. Realizar encuestas internas sobre el desempeño de los proveedores;e) Captar nuevos proveedores y mantener actualizada la base de datos de proveedores asegurando que tengan las calificaciones necesarias para estar en la lista.f) Preparar una lista de actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e instalaciones que se llevarán a cabo durante el año;g) Apoyar a la administración con la supervisión del mantenimiento de las instalaciones;h) Asegurar, monitorear y controlar el material de limpieza para las operaciones;i) Mantener un control en hoja de trabajo sobre el stock del inventario para garantizar que el material de oficina y limpieza estén disponibles;j) Proporcionar apoyo administrativo y de adquisiciones para reuniones, cursos, seminarios, talleres y eventos de diferente naturaleza, dentro y fuera de la oficina, para su desarrollo efectivo; en estrecha coordinación con las áreas técnicas. Eso incluye: cotizaciones, arreglos de hoteles y alojamientos, lugares para eventos, servicios de alimentos, materiales y suministros, servicios de transporte, entre otros, asegurando el cumplimiento de las normas y reglamentos de la Organización;k) Registrar en sistema los pagos de viáticos de los participantes a los eventos;l) Realizar y mantener actualizado el cronograma centralizado de eventos técnicos y administrativos;m) Recibir, generar, registrar y archivar la correspondencia del área.n) Realizar otras tareas relacionadas, según lo asignado.
Requisitos
Título de bachiller (título universitario sería una ventaja). Esencial cuatro años de experiencia en trabajo administrativo. Experticia técnica en compras, servicios generales, organización y logística de eventos, manejo de inventario, redacción de correspondencia y otros relacionados. Buen manejo del idioma inglés. Excelente dominio de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, otros) y sistemas de gestión administrativa (E.R.P.).
Beneficios
Salario competitivo, con excel


Fuente: Tiptopjob_Xml


Área:

  • Administración de Empresas / Auxiliar Administrativo

Requisitos

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